Procédure d'agrément
Les associations dites loi 1901 souhaitant l’agrément de l’université doivent en faire la demande explicite auprès du bureau de la Vie Étudiante (références ci-contre). Une fois cette demande faite, elles sont invitées à se présenter devant une commission ad hoc, qui propose ou non l'agrément et transmet ses propositions au CEVU puis au CA de Lille 3.
La prochaine commission d'agrément se tiendra le 16 février 2012. Merci de déposer votre demande au plus tard le 2 février 2012 au bureau de la Vie Étudiante, Site du Pont-de-Bois, Maison de l' Étudiant, niveau forum +1.
Charte des associations étudiantes de l'université Sciences humaines et sociales Lille 3
(adoptée au CA du 27/01/2012 sur proposition du CEVU du 20/01/2012. Remplace la précédente charte adoptée au CA du 30/01/2007)
La charte des associations étudiantes de l’université Sciences humaines et sociales Lille 3 contribue au développement de la vie associative. Les règles de bonne conduite sont édictées dans l’intérêt général. La charte précise les principes et les procédures qui permettent l’exercice éclairé de la responsabilité et de la citoyenneté, ainsi que la gestion cohérente des projets et des activités.
Principes généraux de la vie associative
Les associations étudiantes exercent leurs activités dans des conditions qui ne portent pas atteinte aux activités d’enseignement et de recherche et qui ne troublent pas l’ordre public.
Le respect des règlements de l’université s’impose à tous.
1. AGRÉMENT DES ASSOCIATIONS PAR L’UNIVERSITÉ
1.1. Éligibilité et procédure
Peuvent prétendre être agréées par l’université comme étant « associations étudiantes de Lille 3 » les associations réunissant les deux conditions suivantes :
· avoir un objet résolument tourné vers le public étudiant de Lille 3, conforme à la politique de l’établissement,
· avoir un bureau (président, trésorier, secrétaire) constitué d’au moins deux tiers d’étudiants régulièrement inscrits à Lille 3.
À titre exceptionnel, lorsque la situation particulière de l’association le justifie, le deuxième critère peut ne pas être satisfait au moment de la demande d’agrément.
Le président de l’association adresse une demande d’agrément au président de l’université par l’intermédiaire du bureau de la vie étudiante. Cette demande est constituée des statuts de l’association, de la composition du bureau ainsi que d’une note décrivant les objectifs poursuivis. Une commission ad hoc étudie la demande, auditionne l’association et transmet une proposition au Conseil des Études et de la Vie Étudiante, qui formule un avis. Cet avis est ensuite transmis au Conseil d’Administration de l’université, qui vote.
L’agrément ne prend effet que lorsque l’association pour laquelle un vote positif a été formulé par le CA a signé la présente charte. Les changements de statuts et de composition du bureau de même que la dissolution de l’association doivent être signalés par écrit au président de l’université.
1.2. Effet de l’agrément
Toute association agréée ayant signé la charte figure dans l’annuaire des associations, mis à jour annuellement.
Elle peut en outre :
- demander sa domiciliation statutaire à l’université (cf. infra, § 2),
- demander l’attribution d’une adresse électronique de la forme XXX@asso.univ-lille3.fr, où XXX correspond au nom de l’association,
- solliciter l’attribution d’un local (cf. infra § 3) avec un accès au réseau Internet,
- déposer des demandes de financement de projets auprès de la commission FSDIE-projets et, le cas échéant, au sein de la composante dont elle relève (cf. infra § 4).
Seules les associations agréées signataires de la présente charte peuvent prétendre aux facilités énoncées ci-dessus.
2. DOMICILIATION À L'UNIVERSITÉ
Seules les associations agréées signataires de la présente charte peuvent demander à être statutairement domiciliées à l’université. La demande est adressée au président de l’université. L’autorisation de domiciliation est indépendante de l’attribution d’un local.
3. MISE À DISPOSITION D’UN LOCAL, UTILISATION DU RÉSEAU ET DE LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE
3.1. Hormis les listes, syndicales ou non syndicales, qui bénéficient d’un régime particulier dès lors qu’elles sont représentées dans les conseils centraux, les associations étudiantes de Lille 3 ne bénéficient pas automatiquement de l’attribution d’un local.
Des critères d’attribution de locaux aux associations agréées peuvent être retenus. Ces critères sont liés à la nature des activités et la conformité de l’objet avec le projet de l’établissement, au nombre d’adhérents et à l’ancienneté de l’association.
Les associations dites de composantes peuvent formuler des demandes d’attribution d’un local auprès de la direction de leur composante de rattachement. Les associations hors ou trans-composante doivent déposer une demande argumentée auprès du président de l’université, étant précisé qu’en l’état actuel de son patrimoine immobilier, l’université n’est pas en mesure de répondre favorablement à toutes les demandes.
Dans tous les cas, une convention d’attribution de locaux doit être signée entre l’université et l’association. Elle précise les conditions d’utilisation du local et les charges pesant sur l’association bénéficiaire.
Des demandes d’utilisation de salles peuvent être adressées au président de l’université dans le cadre de l’organisation d’opérations ponctuelles (réunion, stand, exposition…). Les demandes doivent être déposées au moins une semaine avant la date prévue de la manifestation.
Toute autorisation d’attribution ponctuelle ou régulière de locaux universitaires revêt un caractère précaire et révocable en cas de non respect des règles édictées par l’université.
3.2. Le local mis à disposition étant doté de prises de téléphone et de réseau informatique, l’association peut, à sa convenance et à ses frais, s’équiper du matériel téléphonique et informatique nécessaire à ses activités. Les frais de téléphone, de maintenance et de consommables informatiques sont à la charge de l’association. Le président de l'association est responsable de la Sécurité du Système d'Information (SSI) de l'association. Il assure que les usages des moyens de télécommunication mis à disposition par l'université sont conformes à la Politique de Sécurité du Système d'Information (PSSI) de l'établissement et, notamment, à la charte d’utilisation du système d'information de l'établissement et la charte Renater qu'il signe par ailleurs.
4. LES SUBVENTIONS
4.1. Le FSDIE (Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Étudiantes)
Hormis les listes, syndicales ou non syndicales, représentées dans les conseils centraux qui bénéficient de l’octroi de subventions annuelles de fonctionnement dont le montant est calculé en fonction des résultats électoraux, les associations étudiantes de Lille 3 doivent, pour chaque projet de financement, déposer une demande de subvention auprès de la commission FSDIE-projets.
Ne seront examinées par cette commission que les demandes répondant aux critères de recevabilité votés dans les conseils et rendus publics sur le portail de Lille 3.
4.2. Les subventions de composantes
Les associations dites de composantes peuvent déposer des demandes de financement auprès de la direction de la composante dont elles dépendent. Le conseil de la composante examine les demandes jugées recevables et transmet les propositions de subventions au Conseil d’Administration de l’université.
4.3. Dispositions communes
Les demandes de financement sont examinées et validées par les instances universitaires sur la base d’un dossier contenant une présentation détaillée de l’action envisagée (durée, calendrier de réalisation, budget prévisionnel…). La liste des pièces à fournir pour le versement de la subvention accordée est précisée dans la convention d’attribution de subvention qui doit être signée entre l’université et l’association.
À tout moment et à la demande de l’université, l’association doit être en mesure de justifier de l’état d’avancement de l’opération subventionnée et des dépenses engagées pour sa réalisation. L’association s’engage en outre à produire le bilan des actions menées dans le cadre du projet précité ainsi que le compte rendu financier de l’opération subventionnée dans les deux mois suivant son achèvement.
5. LES OBLIGATIONS GÉNÉRALES DES ASSOCIATIONS ÉTUDIANTES
Les associations s’engagent à respecter la législation en vigueur et le règlement intérieur de l’université. Elles s’engagent notamment à respecter l’ordre public et les bonnes mœurs, et à ne pas mettre en cause ni la neutralité confessionnelle ni la neutralité politique de l’université.
Les associations respectent la neutralité commerciale de l’université. Ainsi, la vente de produits dans l’enceinte de l’université à leur l’initiative doit revêtir un caractère exceptionnel. Une demande d’autorisation préalable doit être déposée auprès du président de l’université.
La vente et la consommation d’alcool à l’intérieur de l’université, pour quelque motif que ce soit, ne sont pas autorisées.
Les associations étudiantes sont responsables des locaux et du matériel mis à leur disposition. Les salles mises à disposition doivent être rendues en parfait état de propreté.
D’une manière générale, l’université se réserve le droit de suspendre toute manifestation, notamment pour trouble à l’ordre public, menace à l’hygiène et à la sécurité ou mise en danger des personnes. Une association qui perturberait de façon notoire le fonctionnement de l’établissement pourrait se voir retirer son agrément.
6. DURÉE DE L’AGRÉMENT
L’agrément entre en vigueur à compter de la date de signature de la présente charte, pour une durée d’un an renouvelable tacitement d’année en année. L’agrément à la présente charte peut être dénoncé à la demande expresse de l’une ou l’autre des parties, au plus tard trois mois avant la fin de la période en cours par lettre recommandée avec accusé de réception.
La présente charte est résiliable de plein droit et sans préavis dès constat par l’université que l’association ne respecte plus les conditions requises pour bénéficier de l’agrément (objet de l’association et/ou composition du bureau non conformes aux conditions fixées à l’article 1.1 et/ou manquement avéré aux obligations énoncées à l’article 5). La résiliation devient alors effective à réception de sa notification par l’université.
La dénonciation de la présente charte s’accompagne automatiquement de la dénonciation de l’agrément en tant qu’association étudiante de Lille 3, de la possibilité de demande de subvention, de l’éventuelle convention de mise à disposition de local et de toute commodité accordée à l’association étudiante agréée par l’université.