Guide de la mobilité ERASMUS+ 2017/18

Guide de la mobilité ERASMUS

A lire attentivement à chaque étape de votre mobilité

Ce document a été conçu pour vous aider à réussir la mobilité étudiante à l’étranger. Suivez donc bien les explications ci-dessous.

Votre préselection

Le Service des Relations Internationales (SRI) vous a notifié de votre présélection pour participer au programme Erasmus + pendant l’année universitaire 2016/2017. Votre mobilité ne sera effective qu’après :

  • l’obtention de l’année universitaire 2015/2016 (en cas de non-validation, vous devrez demander à votre coordinateur l'autorisation pour partir en mobilité). Pour rappel les étudiants n'ayant pas validé la Licence 1 ne peuvent prétendre au programme Erasmus +.
  • l’accord  écrit de votre directeur de mémoire pour les futurs étudiants inscrits en Master 2 à Lille3 pendant l’année de mobilité (document à transmettre au bureau des Relations Internationales).

Nous informer pendant votre séjour

Pour faciliter la communication, les échanges entre vous et Lille3 pendant votre mobilité se font essentiellement par courriel. Vos interlocuteurs à Lille 3 sont :
-    au niveau administratif : le Bureau des Étudiants Partants à l’adresse erasmus@univ-lille3.fr ; tél. : 03.20.41.63.91/63.41 ; ouvert à l'accueil du public du lundi au vendredi de 14h à 17h.
-    au niveau pédagogique : le coordinateur Erasmus+ de votre UFR

Seule l'adresse étudiante de Lille 3 sera prise en compte pour tout échange avec notre service : prénom.nom@etu.univ-lille3.fr

 

Vous devez :

  • Vous inscrire dans l'université d'accueil : le Pôle Étudiants Partants vous enverra la procédure d’inscription de votre unviersité par mail ainsi que les informations nécessaires à votre inscription sur place. Chaque université d’accueil a sa propre date limite d’inscription et sa propre procédure d’inscription. Elle peut demander une application form en ligne ou une application form en document papier, éventuellement un "learning agreement"/contrat d'études, un relevé de notes, un test de positionnement linguistique, etc...
  • Télécharger, renseigner et imprimer le dossier administratif qui sert également de dossier de demande de bourse.
  • Nous vous invitons à imprimer le kit Erasmus+ études avant votre départ. Il comprend :

    -le contrat de mobilité étudiante Erasmus+ (document personnel transmis par mail par les Relations Internationales)
    - le contrat d’études (version 2017/18) à faire valider par votre professeur coordinateur, puis viser par le service des Relations Internationales de Lille SHS : laisser une copie de ce contrat pédagogique au Bureau des Étudiants Partants avant votre départ. Voici les instructions à lire impérativement pour le remplir correctement.
    - l'attestation de présence ERASMUS+ (document à faire valider une première fois par votre université d'accueil dès votre arrivée et à nous retourner par scan-mail. une deuxième fois, faire valider par l'établissement d'accueil à la fin du séjour et rapporter l'exemplaire original au bureau des RI)
    - la charte des étudiants (à conserver) où sont stipulés les droits et les devoirs de l’étudiant en mobilité Erasmus+
En complément de ces premières étapes, vous avez à :
  • Passer le test de langue obligatoire sur la plateforme OLS mise en place par l'Europe et disponible gratuitement pour les étudiants partant après le 1er janvier 2015. Disponible en 12 langues (français, anglais, espagnol, italien, allemand, néerlandais, polonais, tchèque, danois, grec, portugais et suédois), cette évaluation n'est pas éliminatoire et vous permettra de connaître votre niveau exact de langue avant votre départ. Voici le lien vers la vidéo explicative d'OLS : http://erasmusplusols.eu/fr/guided-tour-9/.
  1. Si vos résultats n'atteignent pas le niveau conseillé pour suivre les cours à l'étranger, le SRI vous attribuera alors une licence pour suivre des cours tout au long du séjour afin de vous perfectionner.
  2. Vous recevrez vos codes personnels de connexion à la plateforme par email.
  • Etablir votre contrat d’études en listant les enseignements que vous allez suivre dans l’université d’accueil pendant votre période de mobilité. Vous trouverez ces enseignements en consultant le site internet de l’université d’accueil ou en la contactant. Ce document est à faire valider par le coordinateur Erasmus+ de votre UFR avant votre départ (il pourra être modifié par la suite, si besoin).  Vous devez en apporter une copie au SRI et envoyer l’original à votre université d'accueil dans les délais impartis. Le contrat d'études a valeur d’engagement. Pour remplir le contrat d'études, il vous faut compléter les pages 1 à 4  sachant que le tableau A correspond aux cours choisis dans votre université d'accueil et le tableau B aux cours/UE que vous auriez du suivre à Lille 3.
  • Avertir votre sécurité sociale étudiante de votre mobilité Erasmus+ et nous fournir la photocopie de votre carte européenne d’assurance maladie. Elle sera valable jusque fin décembre et devra être renouvelée sur demande pour la suite de la mobilité.
  • Vous inscrire impérativement administrativement à l’Université Lille3 et vous inscrire aux examens de Lille3 en respectant les dates du Service des Examens et Diplômes.

    En contrepartie vous bénéficierez de :
    -    l’exonération des droits d’inscription dans votre université d’accueil
    -    la reconnaissance académique de votre période de mobilité (en cas de validation par le coordinateur Erasmus+ de votre UFR)
    -    du maintien pendant votre séjour à l’étranger de la bourse CROUS.
  • Les aides financières sont gérées par le SRI (vous n’avez pas besoin de contacter les différents organismes).

Avant votre départ, le SRI peut vous établir une attestation de mobilité en français et en anglais. Votre université d’accueil, le CROUS, votre opérateur téléphonique, etc., peuvent vous la demander. Ne transmettez que des photocopies et conservez l’original.

En cas de désistement pour raisons graves, vous devez avertir immédiatement le SRI et le coordinateur Erasmus+ de votre UFR.

Un mois maximum après votre arrivée dans l’université d’accueil, vous devez nous faire parvenir :

  • le contrat d'études validé initial et/ou modifié par les coordinateurs institutionnel et pédagogique de l’université d’accueil : il faut qu'il comporte leur signature ainsi que le tampon de l'université. Vous devez procéder à la validation du contrat d’études par l’université d’accueil pour 60 ECTS (mobilité à l'année), pour 30 ECTS (mobilité au semestre).  Le SRI se charge de les transmettre au coordinateur Erasmus+ de votre UFR pour validation.
  • le certificat de présence partie 1 / début de séjour signé et tamponné par votre université d'accueil.

Dûment renseignés ces documents sont indispensables au bon fonctionnement de votre mobilité et leurs délais sont à respecter.

Vous devez nous faire parvenir :

  • le certificat de présence partie 2 / fin de séjour, avec les dates correspondant à votre période de mobilité.
  • le relevé de notes. En général l’université d’accueil envoie au SRI des relevés de notes soit par semestre, soit par année. Ils seront transmis à votre coordinateur Erasmus+ pour validation. Les relevés de notes vous permettent l’inscription à l’université de Lille SHS en 2016/2017 dans l’année d’études supérieure.
  • le rapport détaillé du participant, envoyé par mail par l'Europe et à renseigner en ligne sur la plateforme de l'Europe. Ce bilan permet d’évaluer qualitativement et quantitativement votre période de mobilité. Il est obligatoire et conditionne le versement des 30% restants de l'allocation Erasmus+ (au prorata des jours effectifs de mobilité, selon le certificat de présence rendu).
  • faire le 2nd test de l'OLS.

Le retour de ces documents permet le versement complémentaire en cas de redistribution de l’allocation Erasmus+ en fin de séjour. En l'absence de ces documents, l'Université de Lille 3 SHS est en droit de demander le remboursement total des allocations perçues.

En résumé  :

Tous les documents font partie de votre engagement Erasmus+ et sont obligatoires.

Une bonne coordination entre vous, les enseignants et les services administratifs vous permettra de profiter en toute tranquillité de la chance que vous avez d’étudier à l’étranger.

Pour vous tenir informés, consultez régulièrement le site de votre université d'accueil et notre site internet !